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机构简介

一:办公室职责

办公室是学校党委和行政的综合协调部门和外事工作办事机构,承担着参与学校党务、政务、管理有关事务和搞好上下服务的任务,主要职责是:

  一、协助校党政领导处理学校日常工作,协调党政各部门的工作关系。
  1、按照党委和行政制定的工作方针和决策,协助校领导处理日常工作,保证学校各项工作的正常运转;
  2、注意掌握学校各方面的工作状态,加强检查和协调,发现问题及时报告,并根据校领导的指示精神和要求,督促有关部门和单位改进工作;
  3、加强与上级主管部门和社会各界的联系,协助校领导及时贯彻、落实上级党委和领导机关的指示,按照学校统一部署协调对外宣传和合作工作。

  二、主持拟订学校中长期发展规划,负责起草综合性文件材料,审核以学校党委和行政名义上报和发布(出)的各类文件。
  1、根据党委和行政提出的学校发展目标和原则思路,组织有关部门拟订学校中长期发展规划,报党委和行政审定,并据此协调有关部门分解制定专项发展规划;
  2、审核党委和行政各部门拟订的各类规章制度,必要时组织或委托有关部门组织专家进行论证和以适当形式进行讨论,按规定程序提交学校有关会议审定通过,经学校党政主要领导同志签署后发布。组织汇编学校各类规章制度印发全校。
  3、起草党委和行政在各种场合下使用的综合性文件材料,对有关部门起草拟以党委和行政名义发出的各类文件材料提出初审意见,并予以核稿,报学校有关领导审签后印发。

  三、承担综合性调研任务,做好信息搜集和处理工作。
  1、围绕学校中心工作和阶段性的工作任务,组织开展专题调研,提出有针对性的意见和建议,为学校领导决策提供参考;
  2、充分利用各种渠道搜集信息,加强统计工作,形成综合性或专题信息报告,帮助学校领导了解和掌握学校工作运行状况和校内外有关动态,并分别不同情况,按照领导批示和有关规定及时报送上级主管部门,或以适当方式在校内传播和发布,供各部门和单位利用。
  3、配合有关单位搞好学校办公自动化建设,负责校园网的学校信息发布工作。

  四、负责上级党委和领导机关的来文来电和校内各部门、各单位来文的收文、传阅,做好催办、办结工作。
  1、负责上级党委和领导机关的来文来电的收文、登记,分别报送有关领导阅批,按照领导批示及时送请有关部门和单位阅办,并将办理结果报送有关领导阅知。
  2、负责校内各部门、各单位来文的收文、登记,分别不同情况转送有关部门阅办或提出初步意见,报送学校领导审批后及时批复来文部门和单位。

  五、负责学校党委和行政召开的各类会议的准备工作,做好会议秘书工作和议决事项的督办。
  1、负责学校党委和行政召开的日常会议和全校性会议的会议通知、会场安排、议题收集和会议使用的有关材料的初审工作,做好会议记录、会议记要的起草和印发以及议决事项的督办工作。联系、安排好会议的宣传报道。
  2、做好学校委托有关部门组织召开的全校性会议的协调工作,协助主办部门做好会议筹办工作。

  六、负责全校性重要活动的组织、准备工作,做好各类接待工作。
  1、负责以学校党委和行政名义举办的重要活动的组织、准备工作,协调、配合有关部门做好大型活动的组织工作;
  2、负责上级领导来校视察和兄弟院校及有关单位领导的来访接待工作;组织安排好有关活动和迎送、食宿等。
  3、做好来校联系工作的外单位人员的接谈和转引有关部门接待、受理的工作。

  七、负责做好受理群众来信来访工作,协助校领导做好群众来访定期接待工作。
  1、负责受理校内外群众来信来访,分别不同情况向校领导作出反映和送请阅批或转(提)请有关部门处理和解决,并将处理结果及时回复和反馈来信来访者;
  2、协助校领导做好群众来访定期接待工作,负责做好记录,根据校领导的意见及时转请有关部门处理,并将结果反馈来访者。

  八、协助校领导做好国家安全领导小组和保密工作领导小组的工作。
  1、协助校领导组织做好国家安全领导小组工作,负责与国家安全机关联络,积极建立和巩固人民防线;
  2、承担校保密领导小组的日常工作,负责拟订学校保密规章制度和工作计划,组织贯彻落实,加强监督、检查,并抓好保密、涉密人员的培训和管理工作。做好办公室自身的机要保密工作。

  九、主管全校档案工作,做好办公室自身的文书处理工作。
  1、制定学校档案工作规章制度和工作计划,指导各部门和单位的档案工作,组织档案工作人员的培训。及时收缴有关档案材料,做好立卷、归档工作以及按规定集中销毁废旧文件、资料。组织合理开发和利用档案资料。
  2、做好办公室自身的文书处理工作,及时立卷、归档。按时记录学校大事记,组织编写好学校《年鉴》。

  十、负责学校党委和行政印鉴及校领导手章的管理和使用,负责学校介绍信的管理和使用。
  1、 负责制订学校党委和行政印鉴及校领导手章的管理和使用规定,妥善保管印鉴和手章,严格按规定使用;
  2、负责校内各单位印章的刻制、发文启用以及废旧印章的收缴、封存和销毁;
  3、负责制订学校党委和行政介绍信的管理和使用规定,严格按规定接转和出具介绍信。

  十一、负责做好为校领导服务的有关工作,做好公务车辆的管理和使用工作。

  十二、建立与校内各部门和单位办公室的工作联系,做好业务指导工作。

  十三、办理外籍教师的聘请工作,管理外教来校后的手续办理及服务工作,同时对校领导、教职工、学生因公、因私出国进行手续的办理和登记、审查工作,搜集保管外事工作的档案并负责各种形式的对外合作、交流活动。

  十四、承担上级党委和领导机关及校领导交办的其他临时性工作。

二:内设机构及岗位职责

  主任:
  1、 学校综合性文字材料、文件的起草;
  2、 审理发文、拟办收文及来函、来电;
  3、 学院及办公室印章管理;
  4、 系部办公费核报,招待、办公用品审批;
  5、 信息工作,办公室网页发布审查;
  6、 对外联系与对内协调工作;
  7、 国家安全工作及保密工作;
  8、 学校中心工作;
  9、负责办公室全面工作。

  副主任:

    1、 协助主任开展工作;
  2、 负责组织和安排有关会议通知、会场安排、会议记录和其他事项的落实;
  3、 学院有关证、信管理;
  4、 协助做好学院综合性文字材料、文件的起草;

  5、 协助做好学院及办公室印章管理;
  6、 协助主任做好各类来访接待工作;
  7、 协助做好学校中心工作;
  8、 完成学院党政领导交办的其它临时性工作。

  档案科长:
  1、宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,认真执行档案管理的具体规定。
  2、负责起草档案工作计划、总结、报告。根据上级规定,结合本校实际情况制定修改及各项档案管理制度,力求实现档案管理的标准化、规范化、科学化;
  3、对全校文书处理部门进行业务指导,督促档案材料及时归档,对案卷质量进行检查,在此基础上做好全校档案的收集、整理、立卷、归档工作;
  4、认真做好档案的分类、编目、保管、鉴定及安全保密工作;
  5、积极开发档案信息资源,编制检索工具,进行编研工作,主动为校内外有关单位提供查阅、借阅服务。
  6、指导各系、各部门、东区的统计工作;
  7、负责校志、年鉴、大事记工作;
  8、各系、各部门、各党总支、支部印章登记与管理;
  9、教职工工作证登记、制发与注销;
  10、其它临时性工作。

  档案统计员:
  1、 搜集文字、电子、图片等档案资料,并整理、立卷、归档、使用;
  2、 搜集有关统计资料,填报各类统计报表;
  3、 有关文字输入和文印工作;
  4、 其它临时性工作。

  事务科长:
  1、 校接送车辆的租用、调度、考勤和租车费结付;
  2、 学校中巴车的管理和小面包车的驾驶与保养;
  3、 公务招待就餐券发放;
  4、 学生校园电话的管理和装修申报;
  5、 学院办公电话的装修申报、话费管理;
  6、 全校办公室卫生检查;
  7、 其它临时性工作。

  事务科员:
  1、 校中巴车的驾驶和保养;
  2、 教职工工作午餐就餐卡及加班、值班就餐表验收;
  3、 协助安排和管理全校办公用品及设备;
  4、 协助安排和管理全校办公室、会议室;
  5、其它临时性工作。

  秘书科长:
  1、负责文书机要工作;
  2、办公室网页制作;
  3、协助做好学院有关文字材料的起草与缮印安排;
  4、工作信息收集、整理和上报;
  5、发文送签、编号、登记、盖章、归档;
  6、学院工作简报、大事记、校志、年鉴编写;
  7、其它临时性工作。

  文书机要员:
  1、 各类文件的拆封、登记、送办、送阅、督办、查收、清退;
  2、 公文交换;机要件的领取;传真件的收发;
  3、 学院报刊杂志及校领导学习材料的订阅;
  4、 校内文件、学习材料的发放,报刊杂志及信件投递的检查管理;
  5、 有关文字材料的打印、复印及装订;
  6、其它临时性工作。

  外事科员:
  1、外籍教师的聘请工作;
  2、外教来校后的有关手续办理及管理和服务;
  3、 学院领导和教职工因公出境出国手续办理;
  4、 教职工、学生因私出境出国审查、登记;
  5、对外合作与交流活动及其他外事活动;
  6、外事工作档案搜集和保管;
  7、其它临时性工作。

  卫生收发员:
  1、负责全校师生的报刊杂志、包裹、汇款的收发;
  2、负责校长室和学院会议室卫生、开水供应;
  3、其它临时性工作。

三:现在岗人员

     主  任:        李国富

     副主任:              刘 权  王存芳

     档案科长:      李 蓉 周毅强         

     事务科长:      赵 金 文

     事务科员:      任 翔、章 庆 生

     秘书科长             罗先奎

    文书机要员:     王朝晖、戴  夏

 

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